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Dienstplan-Vorlage für die Gastro

Eine Excel-Tabelle für den Wochenplan. Montag bis Sonntag, vier Bereiche, und sie rechnet Stunden und Pausen mit. Wird eine Schicht zu lang oder bleibt zu wenig Ruhezeit, färbt sich die Zelle.

Stand der Regeln: 26.10.2026. Keine Rechtsberatung. Die Datei ist für Excel gebaut und dort geprüft. Numbers und Google Tabellen öffnen .xlsx-Dateien, dort haben wir sie nicht geprüft.

Was drin ist

• Ein Wochenplan von Montag bis Sonntag, mit den Bändern Früh, Spät, Küche und Bar und je sechs Plätzen.
• Je Person die Stunden brutto, die gesetzliche Mindestpause und die Stunden netto. Unten die Stunden je Tag und wie viele Leute im Dienst sind.
• Warnzellen, die sich von selbst färben, und ein Hinweistext dazu.
• Ein Blatt „Beispiel“ mit erfundenen Namen und Zeiten, damit du siehst, wie die Warnungen aussehen.
• Querformat auf A4, eine Seite breit, bereit zum Aufhängen im Büro.

Wann die Zellen gelb oder rot werden

Warum diese Zahlen? Acht Stunden am Tag sind die Regel und zehn die Obergrenze (§ 3 ArbZG). Elf Stunden Ruhe sind die Regel, und Gaststätten dürfen sie mit Ausgleich auf zehn verkürzen (§ 5 ArbZG). Alles dazu steht im Ratgeber zum Arbeitszeitgesetz.

So nutzt du die Vorlage

1. Montag eintragen. Im Blatt „Woche“ trägst du oben das Datum des Montags ein. Die Tage darunter füllen sich von selbst.
2. Team eintragen. Namen unter Früh, Spät, Küche und Bar eintragen. Die Bänder kannst du umbenennen.
3. Zeiten eintragen. Je Person und Tag Von und Bis als Uhrzeit, zum Beispiel 17:00 und 01:00. Frei heißt: leer lassen. Bei einer Schicht über Mitternacht trägst du die Uhrzeit nach Mitternacht ein.
4. Warnungen lesen. Rechts stehen Stunden und Pause je Person. Wird eine Zelle gelb oder rot, steht in der Spalte „Hinweis“ auch, warum.

Was sie nicht kann

• Sonntage und Feiertage: Ersatzruhetag und 15 freie Sonntage im Jahr prüft die Vorlage nicht.
• Der Ausgleich der langen Tage über sechs Monate und der Ausgleich einer verkürzten Ruhezeit im Monat sind nicht eingebaut.
• Jugendliche unter 18: Für sie gelten andere Grenzen (acht Stunden, zwölf Stunden Ruhe, Schichtende bis 22 Uhr). Die Vorlage rechnet mit den Grenzen für Erwachsene.
• Pausen, die länger sind als die gesetzliche Mindestpause, kennt sie nicht. Sie zieht immer die Mindestpause ab.

Wenn du das nicht mehr selbst prüfen willst: Die App rechnet die wichtigsten dieser Regeln im Plan mit. Welche, steht im Ratgeber.